Die Währung 💰 auf der Messe

In Messestände fließen jedes Mal beträchtliche Investitionen, doch welche Ergebnisse erzielt man eigentlich damit?

Sie werden von verschiedenen Unternehmen unterschiedlich benannt: Messeberichte, Messebögen, Besuchsberichte, Reports,… Doch sie alle dienen demselben Zweck – der Erfassung von Kundenbesuchen, ihren Interessen, Wünschen und möglicherweise sogar Angebotsanfragen oder Bestellungen.

Diese Berichte sind die Währung auf einer Messe, da sie den deutlichsten Hinweis auf den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung liefern.

Je mehr Berichte erstellt werden, desto größer war das Interesse seitens der Kunden. Qualität steht dabei jedoch über Quantität, denn viele Berichte werden nur aus formalen Gründen ausgefüllt, um zu kaschieren, dass man eigentlich keine Lust hatte, sich auf der Messe unter die Leute zu mischen und Kunden direkt anzusprechen. Die wirklich wertvollen Berichte enthalten Informationen oder Bestellungen.

Welche Mehrwerte kann ein Messebericht bieten?

Messeberichte sind ein wertvolles Instrument für die Marktforschung. Jedes Treffen mit einer Person aus der Zielgruppe bietet die Möglichkeit, Interessen und Wünsche zu erfragen und gegebenenfalls sogar Produktfeedback zu erhalten.

Auch aus Berichten ohne konkrete Informationen oder Bestellungen lassen sich Erkenntnisse gewinnen. Sie können darauf hinweisen, dass das Vertriebspersonal möglicherweise nicht das passende ist oder dass es an geeigneten Marketingmaterialien mangelt, um die Produkte erfolgreich zu präsentieren.

Messeberichte können auch als Besuchsberichte bei Kunden verwendet werden und wichtige Einblicke in die Zielgruppe bieten.

Als Instrument des Vertriebscontrollings sind Messeberichte äußerst relevant. Sie reflektieren das Ergebnis engagierter Vertriebsarbeit. Die Anzahl der Messeberichte einer Person allein kann bereits Aufschluss über ihre Leistung geben. Eine genauere Analyse erfolgt durch Filterung der Berichte nach den gewünschten Folgeinformationen oder Leistungen der jeweiligen Kunden.

Messeberichte dienen nicht nur der Leistungsmessung des Vertriebspersonals, sondern sind auch ein ausgezeichneter Benchmark für die gesamte Messepräsenz. Durch die Sammlung aller Berichte in einem Tool lässt sich leicht feststellen, wie viele Berichte pro Messe mit welcher Qualität erstellt wurden. Dadurch können Schlussfolgerungen zur Effektivität der Messe und ihrer Zielgruppe gezogen werden.

Welche Eigenschaften muss eine Messeberichtserfassung haben?

Die Erfassung von Messeberichten kann auf vielfältige Weise erfolgen. Leider ist die gängigste Methode immer noch die Papierform, bei der nach einem Kundenbesuch die Visitenkarte angeheftet wird und alle Felder des Formulars mühsam aus dem Gedächtnis ausgefüllt werden müssen. Es ist offensichtlich, dass dies eine zeitaufwändige Methode ist.

Jedoch reicht es nicht aus, einfach Papier durch irgendeine Software zu ersetzen. Wenn diese nicht nahtlos in den Kontext und die bestehenden Systeme integriert ist, ist man mit Papier möglicherweise besser bedient.

Auf Messen gibt es selten WLAN und wenn doch, ist es oft unbrauchbar aufgrund vieler Störquellen wie Hotspots von Besuchern, falsch konfigurierten Access Points auf den Nachbarständen oder Hunderten von Bluetooth-Geräten, die die Funkkanäle fast unbrauchbar machen. Daher muss eine Software in der Lage sein, offline Daten zu sammeln und diese später an eine „Weiterverarbeitungs-Zentrale“ zu senden, wenn eine stabile Verbindung besteht – selbstverständlich mit entsprechender Empfangsbestätigung.

In der „Weiterverarbeitungs-Zentrale“, wo die Daten dann ankommen, müssen sie natürlich auch weitergeleitet werden können. Auf der Messe sollte es möglich sein, Kunden in den Newsletter einzutragen, indem sie den normalen Double-Opt-In-Prozess durchlaufen. Neue Kunden müssen ebenfalls ins CRM weitergeleitet werden, wobei die Visitenkarte idealerweise direkt von der Software verarbeitet werden sollte. Messeberichte von Gesprächen mit Bestandskunden sollten als Anhang an deren CRM-Eintrag hinzugefügt werden.

Besonders komfortabel ist es, wenn man während des Gesprächs mit dem Kunden auf der Messe digitale oder sogar gedruckte Druckmaterialien versenden kann, um im Gedächtnis zu bleiben. Durch die Integration mit Marketing-Automationssystemen kann man Kunden über einen längeren Zeitraum „warm halten“.